Terms and Conditions

Artikel 1 – Definities
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
1. Abonnement/Rittenkaart: elke vorm van deelname aan Vrij Trainen, Small Group trainingen, Groepslessen (Medisch Fitness, Koffiefit, Seniorenfit, Dance & Yoga), Personal Training, IJsbad en Infraroodsauna.
2. Bodyproof: de praktijk/locatie inclusief eigenaar, medewerkers en instructeurs.
3. Deelnemer/Lid: iedere natuurlijke persoon die een abonnement, rittenkaart, losse les, training, sessie of andere dienst bij Bodyproof afneemt of hiervoor is aangemeld.
4. Small Group trainingen en Groepslessen: trainingen en lessen die in kleinschalige groepen worden aangeboden, met een groepsgrootte van 8 tot 12 deelnemers. Afhankelijk van de betreffende training kan een Small Group training bestaan uit 30 minuten Vrij Trainen, gevolgd door 30 minuten begeleid trainen.

Artikel 2 – Aanmelding en toegang
1. Aanmelding voor een abonnement verloopt via het onlinesysteem (Virtuagym).
2. Het lidmaatschap en de periodieke incasso starten op de datum van aanmelding.
3. Deelname aan lessen geschiedt op basis van beschikbaarheid en via het reserveringssysteem van Bodyproof.

Artikel 3 – Inschrijfgeld
Bodyproof brengt geen inschrijfkosten in rekening.

Artikel 4 – Trainingen, les- en openingstijden
Bodyproof behoudt zich het recht voor om trainingen, lestijden, openingstijden, leslocaties en programma's tijdelijk of structureel te wijzigen indien organisatorische, operationele of andere redelijke omstandigheden daartoe aanleiding geven. Deelnemers worden hierover, voor zover redelijkerwijs mogelijk, tijdig geïnformeerd.
 
Artikel 5 – Deelname, boekingen en credits 
1. Voor deelname aan Small Group trainingen is voorafgaand een intakegesprek met een fysiotherapeut of andere door Bodyproof aangewezen deskundige vereist.
2. Deelname aan Small Group trainingen geschiedt uitsluitend op basis van voorafgaande reservering via het door Bodyproof aangewezen reserveringssysteem (Virtuagym).
3. Deelnemers met een Vrij Trainen-abonnement beschikken over een onbeperkt aantal credits voor Vrij Trainen. Iedere trainingssessie dient vooraf via het door Bodyproof aangewezen reserveringssysteem (Virtuagym) te worden geboekt, waarbij één credit wordt gebruikt. Deze boekingsverplichting is uitsluitend bedoeld voor capaciteitsbewaking, bezettingsplanning en een goede organisatie van de trainingsfaciliteiten.
4. Credits voor Small Group trainingen worden wekelijks door Bodyproof toegekend en zijn geldig gedurende een periode van twee weken na toekenning. Na afloop van deze periode vervallen niet-gebruikte credits automatisch.
5. Indien een deelnemer zonder tijdige afmelding niet verschijnt bij een gereserveerde Small Group training, vervalt de betreffende credit.
6. Gemiste Groepslessen geven geen recht op restitutie. Ter compensatie mag de deelnemer een gemiste groepsles vervangen door een sessie Vrij Trainen binnen de geldigheidsduur van het abonnement. Overdracht van een groepsles aan een derde is uitsluitend toegestaan na voorafgaande toestemming van Bodyproof.

Artikel 6 – IJsbad en Infraroodsauna
1. Het gebruik van het ijsbad en de infraroodsauna geschiedt volledig op eigen risico.
2. Bij gebruik van het ijsbad en de infraroodsauna is voorafgaand een intake vereist. Daarnaast dient de deelnemer alle door Bodyproof verstrekte gezondheids- en risicoverklaringen volledig en naar waarheid in te vullen.
3. Bodyproof behoudt zich het recht voor deelname te weigeren indien er naar haar oordeel sprake is van medische of veiligheidsrisico's.
4. De deelnemer blijft te allen tijde verantwoordelijk voor het melden van wijzigingen in zijn of haar gezondheidstoestand die van invloed kunnen zijn op veilige deelname.

Artikel 7 – Abonnementen en looptijd
1. Een abonnement gaat in op het moment van inschrijving en wordt aangegaan voor een minimale contractduur van drie maanden. Na afloop van deze minimale contractduur wordt het abonnement telkens stilzwijgend verlengd met een aansluitende periode van drie maanden, tenzij de deelnemer het abonnement tijdig opzegt met inachtneming van de geldende opzegtermijn.
2. Bij ziekte, blessure of medische verhindering geldt een eigen risico-termijn van twee weken voordat opschorting van het abonnement kan worden aangevraagd. 
3. Bij uitval van Groepslessen door onvoorziene omstandigheden zal Bodyproof zich inspannen een vervangende les of passende compensatie aan te bieden. Indien dit redelijkerwijs niet mogelijk is, kan Bodyproof besluiten tot restitutie.
4. Opschorting van het abonnement is uitsluitend mogelijk bij medische indicatie en dient per e-mail aangevraagd te worden via administratie@bodyproof.nl. Bij vakantie of andere verhindering vindt geen restitutie plaats.
5. Voor een PREMIUM-abonnement geldt een contractduur van één jaar. In het PREMIUM-abonnement zijn contactmomenten inbegrepen, die gedurende de contractduur van het abonnement kunnen worden ingezet. Een contactmoment betreft een afspraak van 30 minuten.
6. Contactmomenten kunnen telefonisch, per e-mail of via een andere door Bodyproof aangewezen communicatiemethode worden aangevraagd.
7. Toegekende credits ten behoeve van contactmomenten worden door Bodyproof handmatig in mindering gebracht wanneer een contactmoment is ingezet.
8. Niet-gebruikte contactmomenten vervallen aan het einde van de abonnementsperiode en kunnen niet worden uitbetaald, gerestitueerd of meegenomen naar een volgende abonnementsperiode, tenzij Bodyproof schriftelijk anders bepaalt.

Artikel 8 – Betaling
1. Het abonnementsgeld is bij vooruitbetaling verschuldigd en wordt elke 4 weken automatisch geïncasseerd. Bij inschrijving verleent de deelnemer hiervoor een machtiging.
2. Bij uitblijvende betaling wordt een herinnering verzonden. Indien betaling daarna nog uitblijft, wordt het lidmaatschap geblokkeerd en vervalt de mogelijkheid tot termijnbetaling. Bij uitblijvende betaling behoudt Bodyproof zich het recht voor de openstaande vordering, vermeerderd met wettelijke rente en eventuele incassokosten, uit handen te geven aan een incassobureau.
3. Het lidmaatschap blijft geblokkeerd zolang de deelnemer niet volledig aan zijn betalingsverplichting heeft voldaan.
4. Bodyproof kan tarieven tussentijds wijzigen. Deelnemers worden minimaal één maand vooraf geïnformeerd. Bodyproof behoudt zich het recht voor tarieven jaarlijks te indexeren.
5. Het opschorten van betalingen is niet toegestaan.

Artikel 9 – Beëindiging van het lidmaatschap
1. Opzegging van het lidmaatschap dient per e-mail te worden ingediend via administratie@bodyproof.nl.
2. Opzegging van het lidmaatschap is mogelijk tegen het einde van de lopende abonnementsperiode van drie maanden, met inachtneming van een opzegtermijn van één maand.
3. Bodyproof kan het lidmaatschap beëindigen bij ernstige of herhaaldelijke schending van huisregels of bij ander onaanvaardbaar gedrag, zonder restitutie en zonder verval van openstaande betalingsverplichtingen.

Artikel 10 – Aansprakelijkheid en risico
1. Deelname aan activiteiten van Bodyproof gebeurt volledig op eigen risico van de deelnemer.
2. Bodyproof is niet aansprakelijk voor letsel of schade, materieel of immaterieel, ontstaan tijdens activiteiten.
3. De deelnemer vrijwaart Bodyproof tegen aanspraken van derden.
4. Bodyproof is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of schade aan persoonlijke eigendommen.

Artikel 11 – Klachten en huisregels
1. Klachten kunnen worden gemeld bij Bodyproof.
2. De deelnemer is gehouden zich te conformeren aan deze algemene voorwaarden en aan de huisregels.

Artikel 12 – Toepasselijk recht en geschillen
1. Op deze voorwaarden en alle overeenkomsten is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
2. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Utrecht.

Artikel 13 – Slotbepalingen
1. Door inschrijving verklaart de deelnemer deze algemene voorwaarden en de huisregels te accepteren en na te leven.
2. Bodyproof behoudt zich het recht voor om deze algemene voorwaarden te allen tijde te wijzigen.

Versie sept 2026